Ihr wollt Feedback? Hier gibt es Feedback!

Jedes Jahr im Dezember informieren wir (kurioserweise) jeweils die kommende “Sommerrunde” des Prototype Funds über die gerade erfolgte Juryentscheidung.

Die Projektteams erfahren, ob sie unsere Förderung erhalten – oder nicht. Freude und Enttäuschung liegen dabei oft eng beieinander und uns erreichen zahlreiche Nachfragen, warum die eigene Projektskizze es (dieses Mal) leider nicht geschafft hat.

Wir haben 2018 einen Blogpost zum Bewertungsprozess verfasst und dargelegt, warum auch die abgelehnten Bewerber*innen für uns einen Teil der PTF-Community bilden – darin könnt ihr auch nachlesen, dass es herausfordernd sein kann, eine gute Balance zwischen der ehrenamtlich eingebrachten Zeit unserer Jury und einer wirksamen Feedbackkultur zu finden. Dies ist nach wie vor der Fall.

Seit 2018 haben wir aber unsere Feedback-Praxis dahingehend weiter überarbeitet, dass wir nun jedem abgelehnten Projekt, das uns ausdrücklich darum bittet, eine detaillierte Rückmeldung zusenden. Damit wollen wir Iterationsprozesse, Verbesserungen und den Zugang zu nicht-monetären Ressourcen ermöglichen, welche dem gesamten (deutschsprachigen) Open-Source-Ökosystem für Public Interest Tech zu Gute kommen.

So läuft der Feedbackprozess

Weil die Jurysitzung geheim ist und wir fachliche Hinweise deshalb nur anonymisiert und paraphrasiert an euch weitergeben können, formulieren wir ein allgemeineres Feedback aus unseren Aufzeichnungen. Wir fertigen in der Vorbegutachtung sowie im Jurymeeting Notizen zu den Diskussionen und Einschätzungen zu einzelnen Projekten an und bauen daraus die Rückmeldungen. Diese Einordnungen können euch dabei helfen, die Projektidee noch mal zu überarbeiten – ohne jedoch einen unfairen Vorteil bei einer möglichen Wiederbewerbung gegenüber anderen Einreichenden zu gewähren.

Es kann sich im Feedbackprozess auch herausstellen, dass wir für eine konkrete Idee mit unserem spezifischen Förderauftrag gar nicht die richtige Anlaufstelle sind. Denn wenn man mehrmals mit der Begründung “Kriterien sind nicht erfüllt” abgelehnt wird, kann das frustrierend sein. Im Gespräch können wir aufklären, was aus den FAQ und Bewerbungstipps manchmal noch zu wenig deutlich wird.

Wir tauschen uns gern mit euch aus, denn beide Seiten lernen dabei.

Weil uns häufig Rückfragen zu ähnlichen Themen erreichen, haben wir euch die wichtigsten FAQ zu Juryprozess und Bewertung hier zusammengestellt.

First things first

Das Auswahlprinzip des PTFs richtet sich nicht danach, generell gute von schlechten Projektideen zu unterscheiden, sondern unter den vielen guten Ideen (von denen wir in jeder Runde 250-300 erhalten) diejenigen zu identifizieren, die unserer spezifischen Fördermetrik am nächsten kommen.

Das sind (aus Ressourcengründen) pro Runde in der Regel maximal 25 Projekte – deshalb schaffen es teilweise auch sinnvolle Ideen nicht in die finale Auswahl. Damit wird jedoch nicht die generelle Projektqualität bewertet, denn ob wir Projekte fördern können oder nicht, steht immer in Beziehung zu unserem Auftrag. Die Gesamtbewertung ergibt sich zudem stets in Relation zu allen eingereichten Ideen.

Basics

Wichtig zu wissen ist, dass einige grundlegende Bewertungskriterien die Einstufungsmatrix für die Jury bilden. In allen diesen Kategorien müssen hohe Punktzahlen erreicht werden, um das Prädikat “förderwürdig” zu erhalten. Außerdem sollten die Bewerber*innen im Antrag die “weichen” Kriterien beherzigen, die wir dort ebenfalls zusammengestellt haben.

Alle Projektideen sollten für möglichst mehr als einen Verwendungskontext und eine größere Zielgruppe relevant sein (bei neuen Projektideen) – oder die Förderung sollte unmittelbar zur Skalierung beitragen und überprüfbare Auswirkungen haben (bei Erweiterungen bestehender Projekte um einen klar abgrenzbaren neuen Teil). Endanwender*innen für eure Tools und Infrastrukturen sind (zumindest zum Großteil) Mitglieder oder Entwickler*innen aus der Zivilgesellschaft, nicht (nur) Unternehmen.

Killswitch

Bevor die Projekte den Juror*innen entsprechend ihren fachlichen Hintergründen zugeordnet werden (jede Skizze wird dabei mindestens von zwei Gutachter*innen bewertet), prüfen der Projektträger, das Deutsche Luft- und Raumfahrtzentrum (DLR), und das PTF-Team die formale Richtigkeit der Einreichungen.

Projekte, die eindeutig außerhalb unseres Förderauftrags liegen (z. B. weil reine Hardware entwickelt werden soll) oder nicht gemäß der Antragsbedingungen eingereicht wurden (z. B. weil der Antrag auf Englisch geschrieben wurde), werden dabei automatisch aussortiert.

Auch Projekte, die deutlich mehr als die maximal zulässigen 950 Arbeitsstunden in 6 Monaten angeben, müssen wir (in der Regel) aussortieren. Um dies oder weitere formale Fehler zu verhindern, lest vor der Bewerbung bitte gründlich unsere FAQ durch.

Bewertungssystem

Die Jury arbeitet in den Bereichen Reichweite, Innovation, Relevanz usw. (s. o.) mit einem mehrstufigen Punktesystem, um eine Qualitätsverteilung der Projektskizzen sichtbar zu machen. Die ca. 25 Skizzen mit der höchsten Punktzahl werden dem Bundesministerim für Bildung und Forschung (BMBF) zur Förderung vorgeschlagen.

Die Jury wurde auf Grundlage ihrer fachlichen Exzellenz vom BMBF berufen und ist damit vom Projektteam des PTF weisungsunabhängig. Hier seht ihr alle aktiven Gutachter*innen.

Wissensressourcen

Wir haben unsere Learnings aus der Projektebetreuung der letzten Jahre in einem Blogpost aufbereitet. Hier findet ihr wichtige Hinweise für die Projektumsetzung.

Für alle, die noch mehr wollen, empfehlen wir zudem diese Ressourcen:

Wir arbeiten aktuell an einer Knowledge Base mit Infos aus allen wichtigen Projektbereichen (wie Communitybuilding, Lizenzen etc.) auf die ihr frei zugreifen könnt – stay tuned.

Wir hoffen, dass euch diese Unterstützungsangebote weiterhelfen! Es gibt in der Geschichte des PTFs übrigens bereits einige Projekte, die erst im x-ten Anlauf nach vielen kleinen Verbesserungen von der Jury ausgewählt wurden. Lasst euch also nicht von einer Absage entmutigen, sondern bleibt am Ball!

Edit vom 27.03.2023

Die Knowledge Base ist online! Ihr könnt sie hier finden.