FAQ

Auch den Prototype Fund selbst verstehen wir als Prototypen. Unser Programm ist das erste öffentliche Förderprogramm eines Bundesministeriums, das sich gezielt an Open-Source-Entwickler*innen in Selbstständigkeit oder Freiberufliche richtet. Wir wollen lernen, unsere Erfahrungen teilen und euch dabei unterstützen, eure Projekte und Vorhaben bestmöglich zu stemmen. Hier findet ihr die wichtigsten Informationen zur Bewerbung.

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Die Grundlagen

Was bietet der Prototype Fund?

  • Eine Förderung mit bis zu 47.500€ über 6 Monate*
  • Unterstützung durch Mentor*innen und Coaching in den Bereichen User Centered Design, Projektmanagement, Security und Business
  • Aufmerksamkeit für dein Projekt über unsere Kanäle

Neben dem finanziellen Support steht der Aufbau eines Netzwerks für uns im Vordergrund. Während der Umsetzungsphase vernetzen wir Teams und Teilnehmer*innen mit weiteren Geldgeber*innen, potentiellen Partner*innen und Förderprogrammen. Nachhaltigkeit ist uns wichtig – unser Ziel ist es, Teilnehmer*innen so gut wie möglich bei der Weiterführung ihrer Projekte unterstützen.

*Diese Summe gilt seit der dritten Bewerbungsrunde.

Welche Themenschwerpunkte werden gefördert?

Civic Tech: Digitale Tools für Bürger*innen, z. B.

  • neue Modelle und Anwendungen zur Erzeugung, zum Teilen und zur Nutzung von (offenen) Daten,
  • Datenvisualisierung und Storytelling,
  • Transparenz und Bürgerbeteiligung.

Data Literacy: Anwendungen rund um die Nutzung und Analyse von (offenen) Daten; Förderung eines aufgeklärten Umgangs mit Daten.

Datensicherheit: Werkzeuge mit Fokus auf Privatsphäre, sichere Kommunikation/Datenübertragung und Datensparsamkeit.

Softwareinfrastruktur: Software und Tools, die den Betrieb der oben genannten Projekte ermöglichen und vereinfachen.

Wie sieht der zeitliche Ablauf aus?

Die Einreichungsphase läuft jeweils über 2 Monate. Wir geben euch ca. 8 Wochen nach Einreichungsschluss Bescheid, ob die Jury euer Projekt zur Förderung vorgeschlagen hat – bei sehr vielen Einreichungen kann es unter Umständen auch länger dauern. Alle ausgewählten Projekte, bzw. eine Person pro Team, laden wir zu einem Antragsworkshop nach Berlin ein. An diesem Tag erledigen wir gemeinsam den Papierkram. Der formale Antrag wird dann über den Projektträger DLR beim Bundesministerium für Bildung und Forschung eingereicht, welches die finale Entscheidung über die Förderung trifft. Wichtig: Der endgültige Zuwendungsbescheid des Ministeriums trifft in Ausnahmefällen aufgrund notwendiger Bearbeitungszeiten erst zum Förderstart selbst ein. Bedenkt dies, falls ihr beispielsweise Änderungen der Arbeitszeit mit Arbeitgebern o. Ä. verabreden wollt.

Förderstart für die zwölfte Runde ist voraussichtlich der 1. September 2022. Wir laden alle geförderten Projekte zu einem Kick-Off-Workshop an diesem Tag ein. Danach habt ihr 6 Monate Zeit, eure Prototypen umzusetzen. Am Ende der Umsetzungsphase findet ein Demo Day statt, auf dem die Ergebnisse eurer Arbeit vorgestellt werden.

Warum werden ausschließlich Open-Source-Projekte gefördert?

Wir sind der Überzeugung, dass Ideen, die geteilt werden, neue Anknüpfungspunkte für Projekte und Kooperationen bieten. Wir wollen gewährleisten, dass geförderte Projekte auch in Zukunft weiterentwickelt werden können.

Bewerbung

Wer kann sich bewerben?

  • Ihr seid Einzelentwickler*innen oder Teil eines Teams* (aus Entwickler*innen + x). ✓
  • Eure Idee ist ein Software-Projekt (oder basiert zumindest zu großen Teilen auf Software – Hardware-Projekte sind nicht förderfähig). ✓
  • Ihr seid volljährig. ✓
  • Ihr habt euren Wohnsitz in Deutschland, seid selbstständig** oder Freiberufler*innen und zahlt eure Steuern hier. ✓

* Teams: Lest bitte vor der Bewerbung unter “Förderung” (weiter unten) nach, was für Maßgaben für euch gelten.

** oder für die Projektlaufzeit (anteilig) vom Arbeitgeber freigestellt. Das heißt, ihr könnt auch weiterhin in Teilzeit angestellt sein.

Wie aufwändig ist der Bewerbungsprozess?

Nicht aufwändig. Über das Bewerbungsformular (schematische Darstellung hier) könnt ihr der Jury im ersten Schritt kurz und klar beschreiben, was ihr umsetzen möchtet: In prägnanten Texten, die den Kern deiner Idee erklären und die Verbindung zu unseren geförderten Schwerpunkten deutlich machen. Tipps für Struktur und Ansprache findet ihr hier, weitere wichtige Hinweise in den Learnings aus den ersten vier Jahren Prototype Fund hier. Falls euer Projekt von der Jury ausgewählt wird, müsst ihr im Anschluss einen etwas umfangreicheren formalen Antrag gemäß der Förderrichtlinie des BMBF einreichen. Wir helfen euch selbstverständlich bei der Antragstellung und richten dazu einen gemeinsamen Antragsworkshop aus.

Von wann bis wann kann ich mich bewerben?

Insgesamt wird es 16 Förderrunden geben. Die nächsten Bewerbungszeiträume sind:

  • Runde 13: 01.08.2022-30.09.2022
  • Runde 14: 01.02.2023-31.03.2023
  • Runde 15: 01.08.2023-30.09.2023
  • Runde 16: 01.02.2024-31.03.2024

Kann ich mich auch mit einem bereits bestehenden Projekt bewerben?

Ja, euer Vorhaben für den Prototype Fund sollte aber innerhalb deines Projekts klar abgrenzbar sein und einen eigenständigen Neuheitsgrad haben, z. B. wenn ihr vorhabt, euer Projekt um ein Modul zu erweitern oder zu ergänzen. In jedem Fall muss klar erkennbar sein, was in den 6 Monaten erarbeitet wird.

Kann ich mich mit einer Idee für Open Hardware bewerben?

Nein. Es wird ausschließlich Open-Source-Software gefördert.

Mit einer Idee für Open Hardware könnt ihr euch ab dem 15. April 2022 für den 1. Call des Prototype Fund Hardware bewerben. Mehr Informationen dazu auf der Website des Programms.

Wie setzt sich die Fördersumme zusammen und wie hängt diese mit den Gesamtarbeitsstunden zusammen?

Die Maximalfördersumme vom 47.500 € berechnet sich angelehnt an die Gesamtarbeitsstundenzahl einer Vollzeitstelle für eine Person, das heißt 950 Arbeitsstunden mit einem Stundensatz von max. 50 € für die gesamte Förderlaufzeit. Wenn der Stundensatz höher liegen soll, muss die Stundenzahl entsprechend verringert werden – außerdem müsst ihr uns über Rechnungen nachweisen, dass ihr als freie Entwickler*innen höhere Stundenlöhne erzielt habt. Teams benennen und bepreisen Arbeitspakete, die addiert nicht den Umfang der Höchstfördersumme (s. o.) überschreiten dürfen.
Wichtig: Die angegebene Stundenzahl muss in einem angemessenen Verhältnis zur Projektidee stehen. Macht euch im Vorfeld Gedanken, wie viel Zeit ihr sinnvollerweise investieren müsst, um den vorgeschlagenen Prototypen umzusetzen. Die realistische Planung des Projektumfangs zählt auch zu den Bewertungskriterien der Jury. Wenn ihr neben der Förderung durch den Prototype Fund in Teilzeit angestellt seid, bestimmen die Gesetze zum Arbeitsschutz die Begrenzung der Stunden nach oben.

Du willst dich als Student*in oder Rentner*in bewerben?

Als Studierende müsst ihr die Werkstudentenregelung beachten: Ihr könnt neben einem Vollzeitstudium nicht Vollzeit am Projekt arbeiten sondern nur im Umfang von max. 20h/Woche während der Semesterlaufzeit für 6 Monate. Für Förderinteressierte im Rentenalter gilt: Nur wer die sogenannte Regelaltersgrenze erreicht hat, darf zur gesetzlichen Rente unbegrenzt dazuverdienen. Die Regelaltersgrenze ist im Sozialgesetzbuch VI definiert (§ 35 Satz 2 SGB VI) und wird mit Vollendung des 67. Lebensjahres erreicht. Wer früher in die Rente eingetreten ist, für den gelten Verdienstgrenzen. Ab 2022 liegt diese Grenze (voraussichtlich wieder) bei 6300 € pro Kalenderjahr. Mehr Infos dazu hier.

Wer ist nicht antragsberechtigt?

Unternehmen, Hochschulen, außeruniversitäre Forschungseinrichtungen und sonstige Institutionen und Vereine sind nicht antragsberechtigt.

Kann ich mich mit demselben Projekt erneut bewerben, wenn ich im ersten Anlauf abgelehnt wurde?

Ja.

Kann ich mich mit mehreren Projektideen gleichzeitig bewerben?

Ja.

Wie reiche ich meine Bewerbung ein?

Richte dir mit deiner E-Mail-Adresse einen Account auf der Bewerbungsplattform ein oder melde dich mit deinem schon vorhandenen Konto an. In der Bewerbungsmaske siehst du drei Reiter: Bewerber*in, Bewerbungsfomular und Skizzeneinreichung. In der Maske “Bewerber*in” trägst du deine persönlichen Daten ein. Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Du speicherst die Angaben mit dem “Speichern”-Button. Hinweis: “Speichern” ist nicht gleich Bewerbung einreichen. Du speicherst so die Angaben nur zwischen und kannst die Bewerbung beispielsweise zu einem anderen Zeitpunkt fortsetzen. In der Maske “Bewerbungsformular” machst du Angaben zu deiner Projektidee. Alle mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. Alle weiteren Angaben helfen unserer Jury, dein Projekt besser einschätzen zu können. Wieder speicherst du die Angaben mit dem “Speichern”-Button. In der Maske “Skizzeneinreichung” kannst du deine Skizze zuerst auf Eingabefehler (z. B. fehlende Angaben) überprüfen, indem du auf den gleichnamigen Button klickst. Wenn keine Eingabefehler gefunden wurden, reichst du deine Bewerbungen mit Klick auf den Button “Jetzt verbindlich einreichen” ein. Du erhältst danach eine Bestätigung über die Einreichung per E-Mail. Du kannst danach über den Button “neu anlegen” im linken Seitenbereich auch weitere Skizzen anlegen.

Can I apply in English?

No. We only accept submissions in German, as the program is funded by a German ministry. The formal application, which is submitted after the successful application, must also be written in German. In addition, the documents of the project sponsor as well as the funding agency, which are provided to the grantees during the funding period, are in German.

Auswahl

Wer bewertet meine Idee?

Eine Expert*innenjury bewertet die eingereichten Projekte und schlägt ca. 25 pro Runde zur Förderung vor. Die finale Förderentscheidung nach Antragstellung liegt beim Bundesministerium für Bildung und Forschung.

Nach welchen Kriterien werden die Einreichungen bewertet?

Bei der Bewertung achtet die Jury besonders auf die folgenden Kriterien:

  • Trifft das Projekt die inhaltliche Ausrichtung des Prototype Funds und gehört es sogar dem Themenschwerpunkt der Runde an?
  • Reichweite und gesellschaftlicher Nutzen des Projekts: Wie viele Menschen profitieren von dem Projekt?
  • Innovationsgrad: Wie neu und spannend ist die Idee?
  • Realisierbarkeit: Habt ihr die nötigen Skills und ist die Idee innerhalb von 6 Monaten umsetzbar?

Mehr dazu findet ihr unter Tipps und Kriterien.

Bekomme ich Feedback, falls meine Idee nicht gefördert wird?

Nach der Jurysitzung werden Zu- und Absagen für die Finalist*innenprojekte verschickt. Solltet ihr zu den erhaltenen Absagen noch inhaltliche Rückfragen haben, könnt ihr euch jederzeit unter für Feedback melden. Bitte habt Verständnis dafür, dass wir nicht proaktiv Feedback an alle Bewerber*innen verschicken, keine Notizen der Jury herausgeben und meist nur generelle Aussagen zu den Gründen treffen können.

Förderung

Wenn die Jury mein Projekt auswählt, wie läuft dann die Antragstellung ab?

Falls euer Projekt von der Jury als Finalist ausgewählt wird, müsst ihr im Anschluss einen etwas umfangreicheren formalen Antrag gemäß der Förderrichtlinie des BMBF einreichen. Wir unterstützen euch dabei im Antragsworkshop. Falls ihr von der Jury Auflagen erhalten habt, werden diese hier noch eingearbeitet. Außerdem müssen einige weitere Dokumente beim Förderträger eingereicht werden. Das Bundesministerium für Bildung und Forschung prüft auf Basis dieses Antrags, ob ein Projekt die Förderung erhält.

Hier eine Checkliste über die zur Projektbewilligung einzureichenden Dokumente:

Für alle:

  • Antrag (besteht im wesentlichen aus dem Template der Bewerbung),
  • De-Minimis Erklärung (Vorlage erhaltet ihr von uns),
  • ein positiver Kontoauszug (mind. Saldo des Eigenanteils von 5% des Projektumfangs),
  • Erklärung über die Strafbarkeit von Subventionsbetrug (erhaltet ihr vom DLR).

Für Teams:

  • (Binnen-)GbR-Vertrag (eine Person muss einzelvertretungsberechtigt sein, eine Vorlage erhaltet ihr von uns)
  • die Postadressen aller GbR-Mitglieder,
  • Kontoverbindung des eingerichteten GbR-Kontos (kann auch nach der Bewilligung erfolgen),
  • GbR Steuernummer/Anmeldung beim Finanzamt (kann auch nach der Bewilligung erfolgen).

Wie setzt sich die Förderung zusammen und welche Kosten kann ich geltend machen?

Jedes Projekt wird maximal 6 Monate lang mit maximal 47.500 Euro gefördert. Gefördert wird hauptsächlich die Arbeitszeit an dem Projekt sowie Gemeinkosten. Personalkosten berechnen sich aus den von euch erbrachten Stunden multipliziert mit eurem bewilligten Stundensatz. Gemeinkosten sind alle Kosten, die nicht direkt einzelnen Kostenträgern zugerechnet werden können, also z. B. Kosten für Büromaterialien. Für diese Kosten könnt ihr im Antragsverfahren pauschal 5 % der Personalkosten geltend machen.

Der Förderbetrag entspricht immer 95 % des gesamten Projektbudgets. Die verbleibenden 5 % sind der Eigenanteil – d. h. eure Zeit, die in das Projekt einfließt. Ihr habt die Möglichkeit, über weitere Einkünfte (z. B. aus einem Arbeitsverhältnis oder aus Aufträgen) oder Rücklagen nachzuweisen, dass ihr diese Zeit auch tatsächlich unentgeltlich einbringen könnt.

Ich arbeite an meinem Projekt mit einem Team, welche Dinge muss ich beachten?

Wichtig: Alle Teammitglieder, die vom Prototype Fund gefördert werden, müssen ihren Wohnsitz in Deutschland angemeldet haben. Teams reichen den formalen Antrag als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) ein. Antragsteller ist immer die GbR, alle Personen, die Förderung erhalten sollen, müssen in der GbR zusammengeschlossen sein: eine Unterauftragsvergabe an Dritte ist nicht zulässig. Ihr benennt eine*n Projektleiter*in oder eine*n andere*n Gesellschafter*in zur Geschäftsführer*in, der oder die die GbR nach außen rechtswirksam vertritt (und z. B. am Antragsworkshop teilnimmt und den Antrag unterschreibt). Eine Vorlage für eine GbR erhaltet ihr von uns, wenn ihr zu den Finalist*innen gehört. Wenn ihr als Team gefördert werden wollt, solltet ihr außerdem die einzelnen Bausteine des Projekts benennen und den Personen im Team zuweisen.

Was erwartet mich noch während der Projektlaufzeit?

Der Prototype Fund ist auch ein Forschungsprogramm: Es ist uns wichtig, in regem Austausch mit unseren Projekten zu stehen, um noch besser zu verstehen, wie Entwickler*innen kooperieren, wie Innovation entsteht und wo wir euch auf diesem Weg besonders unterstützen können. Deswegen gibt es im Lauf der sechs Monate Update-Calls im Vier-Wochen-Turnus, im Zwei-Wochen-Takt kurze schriftliche Updates, zwei ausführlichere Zwischengespräche sowie eine Nachhaltigkeitsevaluation – je nach Wohnort persönlich oder über Telefon. Wir bitten alle Projekte, den Austausch auch ernstzunehmen, denn so können wir Problemen schneller begegnen und euch helfen, wenn es nötig ist. Außerdem hilft der Austausch uns, das Programm zu evaluieren und ggf. nachzubessern.

Wie sind die Auszahlungsmodalitäten?

Die Auszahlung erfolgt in Raten, basierend auf geleisteter Arbeit und jeweils zu Beginn eines neuen Quartals. Wie das genau aussieht, zeigt euch auch unsere Timeline. Beispiel: Förderbeginn ist der 01.09.2022, dann kannst du mit Anfang des neuen Quartals (in diesem Fall Oktober) die anteilige Fördersumme für die erbrachte Leistung abrufen.

Muss ich die Förderung versteuern?

Die Förderung durch den Prototype Fund wird als “echter Zuschuss” nicht versteuert. Die Erfahrungswerte der Projekte besagen allerdings, dass zwar keine Umsatzsteuer, aber in der Regel Einkommensteuer fällig wird. Um dies mit eurem zuständigen Finanzamt schon vor Beginn der Förderung abzuklären, könnt ihr nach Erhalt des Zuwendungsbescheids mit Angabe der für euch gültigen Nebenbestimmungen NKBF 2017 des BMBF und Berufung auf  §3 Nr. 11 Einkommensteuergesetz erfragen, ob dieses Argument anerkannt wird. Der Prototype Fund ist im Kern ein Programm zur Förderung von wissenschaftlich-technischen Machbarkeitsstudien im Bereich Software, es gibt also keine festgelegte Gegenleistung, sondern es geht um das Erarbeiten von Wissen und den Bau von digitalen Prototypen.

Was passiert zum Ende und nach der Projektlaufzeit?

Am Ende der sechsmonatigen Projektlaufzeit laden wir alle Geförderten zu einem Demo Day ein. Dieser Tag dient dazu, die Prototypen vorzustellen und die Erfahrungen zu teilen, die ihr während der Förderung als Entwickler*innen gemacht habt. Der Demo Day ist öffentlich, sodass ihr auch mit künftigen Anwender*innen und anderen Interessierten ins Gespräch kommen könnt. Wir vernetzen euch bereits während der Projektlaufzeit mit Mentor*innen und weiteren Förderern. Als Teil des Prototype-Fund-Netzwerks seid ihr auch nach der Projektlaufzeit eng mit dem Programm und anderen Teilnehmenden verbunden. Die Projektbeschreibungen bleiben zudem über das Förderende hinaus auf unserer Website abrufbar.

Neben der Veröffentlichung des Codes in einem offen zugänglichen Repository zum Projektabschluss erstellt ihr für den Förderträger einen kurzen und allgemeinverständlichen Projektbericht, der ebenfalls veröffentlicht wird. Beispiele aus den vorherigen Jahren findest du hier. Etwa ein Jahr nach der Förderung kommen wir außerdem für die Nachhaltigkeitsevaluation auf euch zu – für ein Nachgespräch, bei dem wir uns freuen etwas über die weitere Projektentwicklung zu erfahren.

Unter welcher Lizenz muss die im Förderzeitraum erstellte Software veröffentlicht werden?

Die Software muss unter einer Open-Source-Lizenz veröffentlicht werden. Der Code muss öffentlich zugänglich sein (z. B. über ein öffentliches Github– oder Bitbucket-Repository). Wir empfehlen die MIT-Lizenz. Hier gibt es eine Übersicht über weitere Open-Source-Lizenzen.